- Главная
- Проекты
- Наши чат-боты
- Запись на приём в клинику через Telegram-бот «Clinic Assistant»
Запись на приём в клинику через Telegram-бот «Clinic Assistant»
Описание проекта
Клиника столкнулась с перегруженной регистратурой и потерей части пациентов: люди не дозванивались, не дожидались ответа на сообщения, а звонки «на перезвон» забывались. Для решения этой задачи был разработан Telegram-бот «Clinic Assistant», который 24/7 принимает записи на приём. Бот ведёт пациента по простому сценарию: выбор врача или услуги, выбор даты и времени, ввод контактных данных — и на стороне клиники автоматически создаётся запись в расписании. Пациент получает подтверждение и напоминания, может просмотреть и перенести свой визит без звонка в регистратуру. Дополнительно реализован блок часто задаваемых вопросов. В результате значительная часть стандартных записей ушла в цифровой канал, администраторы освободили время для сложных запросов, а пациентам стало проще и быстрее записываться на приём.
Медицинский центр обратился с понятной и очень злобой задачей: пациенты жалуются на «вечную занятость» телефона регистратуры, долгое ожидание ответа в мессенджерах, а администраторы не успевают обрабатывать все входящие запросы. Запись на приём шла через звонки, сайт и ручные переписки в Telegram/WhatsApp. В пиковые часы часть клиентов просто не дозванивалась, пропущенные сообщения терялись в переписках, а окно в расписании врача уже уходило другим пациентам.
Цель проекта — создать Telegram-бота «Clinic Assistant», который возьмёт на себя онлайн-запись на приём, первичную маршрутизацию по услугам и врачам, а также разгрузит администраторов от рутинных вопросов. Важное условие — бот должен быть простым для пациента любого возраста, не вызывать «страха технологий» и работать круглосуточно.
Мы начали с разборки текущего процесса записи: какие данные обязательно нужны для создания талона (ФИО, телефон, дата рождения, направление/жалоба, желаемый врач, удобное время), какие врачи и услуги доступны онлайн, какие записи нельзя оформлять без звонка (сложные процедуры, операции). На основе этого сформировали базовую логику: бот не заменяет врача и администратора во всём, а закрывает массовый поток стандартных записей — терапевты, специалисты, диагностика, анализы.
Сценарий диалога выстроили по шагам:
-
Выбор действия: записаться на приём, посмотреть/перенести запись, задать вопрос.
-
Выбор направления или врача (через меню и быстрые кнопки).
-
Определение клиники/филиала (если их несколько).
-
Выбор даты и удобного интервала времени.
-
Ввод базовых данных: ФИО, телефон, дата рождения.
Бот подключён к расписанию через простую интеграцию с МИС/CRM клиники или через синхронизацию с Google/внутренними календарями (по модели, которую использует клиент): пациент видит только реально свободные окошки. После выбора слота бот создаёт запись и отправляет пациенту подтверждение, а также — напоминание за определённое время до приёма. В регистратуре талон появляется автоматически, вместе с данными пациента и каналом записи (Telegram-бот).
Отдельный блок сценариев отвечает за управление существующими записями: пациент может по коду/телефону посмотреть свои ближайшие визиты, перенести или отменить запись, не дозваниваясь до регистратуры. Для типовых вопросов (режим работы, адреса, оплата, список услуг, подготовка к анализам/диагностике) реализован компактный FAQ.
После запуска мы несколько недель отслеживали, как пациенты реально пользуются ботом: на каких шагах чаще всего возникают вопросы, какие формулировки непонятны, кто чаще выходит из диалога. На основе данных переработали тексты, упростили часть шагов, добавили «быструю запись» к популярным врачам и прямую кнопку «связаться с администратором» на любом этапе. В результате «Clinic Assistant» превратился в ещё один полноценный канал записи, а не «игрушку» — с реальными, измеримыми показателями по разгрузке регистратуры и росту доли онлайн-записей.
Результаты проекта
Отзыв клиента
Информация об услуге
Чат-боты в медицине — это не про «замену врачей», а про упорядочивание и ускорение сервисных процессов: запись на приём, управление талонами, ответы на стандартные вопросы, напоминания. Для клиники это означает меньше хаоса на регистратуре, для пациента — меньше стресса и ожидания.
Разработка чат-бота для записи начинается с анализа текущего процесса: как пациент обычно записывается сейчас, сколько шагов проходит, что спрашивают администраторы, где чаще всего возникают ошибки и непонимание. На основе этого строится сценарий:
-
выбор клиники/филиала;
-
выбор направления или конкретного врача;
-
доступные даты и время (интеграция с расписанием);
-
сбор контактных данных и доп. информации (полис, дата рождения, жалобы при необходимости);
-
подтверждение и напоминания.
За счёт интеграции с МИС/CRM бот работает не «в вакууме», а реально взаимодействует с расписанием: видит свободные слоты, создаёт записи, может отмечать отмены и переносы. Это устраняет двойные записи, уменьшает количество ручного ввода для администраторов и делает данные централизованными.
Чат-бот также может:
-
вести FAQ по популярным вопросам (режим работы, адрес, платно/ОМС, подготовка к анализам);
-
отправлять напоминания о предстоящем приёме, анализах, вакцинации;
-
собирать обратную связь и оценки после визита;
-
мягко предлагать повторные визиты или профилактические осмотры.
Важно, чтобы бот оставался понятным для людей с разным уровнем «цифровой грамотности». Мы уделяем внимание тону общения, длине сообщений, структуре кнопок. На каждом шаге должно быть ясно, что происходит и что делать дальше. Обязательное правило — возможность быстро «выйти к человеку»: если вопрос нестандартный или пациент не хочет общаться с ботом, всегда должна быть доступна связь с живым оператором.
После запуска мы анализируем метрики: долю записей через бота, этапы, где пользователи чаще всего выходят из сценария, частоту обращений в поддержку через бота. На основе этих данных сценарий дорабатывается: что-то упрощается, какие-то вопросы объединяются, добавляются новые ветки. В результате чат-бот становится не просто разовой «фишкой», а рабочей частью сервисной модели клиники, которая реально влияет на удобство пациентов и эффективность персонала.
Хотите такой же результат?
Оставьте заявку — подберём стратегию для вашей ниши и бюджета.